Politica di Candriam in materia di protezione della privacy nel processo di assunzione

Data di emissione: maggio 2018

Candriam Luxembourg (sede legale: 136, route d'Arlon L-1150 Lussemburgo), Candriam France (sede legale: 40 rue Washington – 75008 Parigi), Candriam Belgium (sede legale: Avenue des Arts / Kunstlaan 58, 1000 Bruxelles) o Candriam Switzerland (sede legale: rue du 31 décembre 40-42, CH–1207 Ginevra, Svizzera) e le sue controllate (denominate collettivamente "Candriam" o "noi" o "nostro/a/i/e") si impegnano a rispettare la privacy delle persone fisiche, compresa quella di coloro che si candidano per un impiego presso di noi.

Ai fini della legge sulla protezione dei dati applicabile (in particolare, il Regolamento generale (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati (il "GDPR")), la succitata entità di Candriam, presso la quale Lei ha presentato domanda per un posto di lavoro, è il "titolare del trattamento" dei Suoi dati personali.

Candriam Switzerland ha nominato, come rappresentante nell’Unione Europea per le questioni relative al GDPR, Candriam Group S.a.R.L. con sede legale al 19-21 Route d’Arlon, L-8009 Strassen Lussemburgo, registrato presso l'R.C.S. di Lussemburgo con il numero B 180524.

Dati personali raccolti

I Suoi dati personali sono messi a nostra disposizione nel momento in cui Lei si candida per una posizione di lavoro presso Candriam (direttamente o tramite una società di selezione). Tali dati personali includono, ma non si limitano a: nome, dati di contatto, indirizzo e-mail, interessi e aspirazioni, genere, nazionalità, precedente/i datore/i di lavoro, nome del dipendente che ha fornito la referenza, background accademico (comprese le qualifiche professionali) e Curriculum Vitae (CV). Conserveremo, useremo ed elaboreremo tali dati personali in conformità con i termini della presente Politica.

La invitiamo a non riportare nella domanda di assunzione eventuali dati personali sensibili quali potrebbero essere, ad esempio, informazioni relative alla propria origine razziale o etnica, opinioni politiche, credo religioso, appartenenza sindacale, stato di salute o vita sessuale, nonché informazioni relative alle condanne penali. Se dovessimo necessitare di tali informazioni e, in particolare, di quelle relative alle condanne penali in relazione alla Sua domanda, La informeremo separatamente e Le chiederemo l'eventuale necessario consenso.

Voglia accertarsi di avere il consenso da parte del dipendente Candriam, o di ogni altra persona eventualmente menzionata come referenza, i cui dati personali dovessero essere riportati all'interno della Sua domanda di assunzione, in modo da consentirci di utilizzare tali dati personali come indicato nella presente Politica.

Verifiche e controlli relativi al personale

Per alcune posizioni, avremo necessità di verificare le informazioni fornite (ad esempio quelle relative all'identità, a credenziali accademiche o al percorso lavorativo) e/o svolgere controlli pre-assunzione (ad esempio in relazione a precedenti condanne penali o alla situazione finanziaria). Il livello dei controlli richiesti varierà in base alla posizione; le verifiche saranno in genere condotte allo stadio più avanzato possibile nel processo di assunzione, e spesso solo dopo che si è stati selezionati per la posizione. Se la Sua candidatura sarà valutata idonea, Le forniremo ulteriori informazioni sui controlli necessari e Le chiederemo il consenso richiesto prima di completare tali controlli.

Modalità di utilizzo di tali dati e base giuridica dell'utilizzo

I Suoi dati personali possono essere da noi trattati per le finalità seguenti:

• Come richiesto per la stipula e l'esecuzione del Suo contratto di lavoro.
• Come richiesto per gestire la nostra attività e perseguire i nostri legittimi interessi nel: prendere decisioni informate sull’assunzione e assicurare la Sua idoneità per il ruolo o poterLa tenere in considerazione per ruoli futuri; rispondere alle Sue domande; migliorare i nostri processi e attività di assunzione; gestire i nostri sistemi informatici; e condurre i servizi amministrativi del gruppo.
• Al fine di rispettare le leggi applicabili e la protezione dei nostri legittimi interessi commerciali e diritti legali ivi compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, utilizzo in sede giudiziaria, conformità, per finalità regolamentari, investigative e disciplinari (compresa la divulgazione di tali informazioni in relazione a procedimenti legali o contenziosi). Ciò include la verifica che Lei abbia il diritto di poter lavorare nel paese in cui si candida per un posto di lavoro presso Candriam.

Abbiamo effettuato dei test di bilanciamento per tutte le attività di trattamento dei dati che svolgiamo sulla base dei nostri interessi legittimi, come descritto in precedenza. Può ottenere informazioni sui nostri test di bilanciamento contattandoci ai recapiti indicati di seguito nella presente Informativa.

Come accennato in precedenza, potremmo anche chiedere il Suo consenso per effettuare determinate verifiche e controlli dei precedenti personali laddove ciò sia necessario in relazione al Suo ruolo. Ove trattiamo i dati previo consenso, il Suo consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

Nell'eventualità che sia obbligatorio fornire dati per tali scopi, ciò Le sarà chiarito al momento della raccolta dei dati e Le spiegheremo anche cosa può accadere nel caso in cui si rifiuti di fornire i dati.

Divulgazione dei dati personali

I Suoi dati personali potranno essere comunicati a:

• controllate e/o affiliate ;
• terze parti fidate di cui Candriam si serve nel processo di assunzione, come per i controlli dei precedenti, i test psicometrici, i test GPA (Grade Point Average) o i test di valutazione;
• altri soggetti terzi che svolgono servizi per nostro conto quali consulenti professionali e consulenti IT per la gestione dei nostri sistemi informatici;
• autorità governative e/o funzionari incaricati dell'applicazione della legge, se necessario per le finalità di cui sopra, se previsto dalla legge o se richiesto per la tutela legale dei nostri interessi legittimi in conformità con le leggi applicabili; e
• nel caso di vendita o fusione con un'altra società, ai nostri consulenti e ai potenziali acquirenti e ai loro consulenti.

In alcuni casi potremmo trasferire i Suoi dati personali negli Stati Uniti d'America, dove le leggi non forniscono lo stesso livello di protezione dei dati personali previsto dalle leggi dell'UE.

Al fine di fornire una protezione adeguata in tali trasferimenti, Candriam ha attuato clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea ai sensi dell'articolo 46, paragrafo 2, del GDPR. Per ottenere informazioni sul meccanismo di trasferimento, La invitiamo a contattarci ai recapiti forniti di seguito.

Conservazione dei dati personali

Le Sue informazioni verranno cancellate dai sistemi per le assunzioni di Candriam allo scadere di due (2) anni dalla data in cui tali informazioni sono state fornite a Candriam. Nel caso in cui la Sua candidatura non venisse ritenuta idonea, allo scadere dei due (2) anni la maggior parte delle informazioni fornite sarà cancellata; tuttavia, conserveremo per cinque (5) anni i dati relativi al Suo nome e alle Sue esperienze precedenti nel caso di opportunità di lavoro future compatibili con il Suo profilo. In qualsiasi momento, contattandoci, può richiedere che i Suoi dati non siano ulteriormente conservati per un simile scopo (v. sezione Contatti).

I Suoi diritti

Ove applicabile, Lei può avvalersi di determinati diritti ai sensi della legge sulla protezione dei dati, incluso il diritto di richiederci una copia dei dati personali che La riguardano o ottenerne l'aggiornamento, oltre che ricevere materiale esplicativo a supporto. Può richiederci di apportare eventuali modifiche ai Suoi dati, assicurarsi che siano esatti e aggiornati o chiedere di trasferirli ad altre organizzazioni o di eliminarli su Sua richiesta, in determinate circostanze. Inoltre, Lei avrà il diritto di opporsi ad alcuni trattamenti relativi ai Suoi dati e, laddove abbiamo chiesto il Suo consenso al trattamento, di revocarlo. Laddove trattiamo i Suoi dati perché abbiamo un legittimo interesse a farlo, avrà il diritto di opporsi al trattamento. In alcune situazioni, tali diritti possono essere limitati, ad esempio dove possiamo dimostrare di avere un requisito legale per il trattamento dei Suoi dati personali.

A titolo di promemoria, in Francia, a seguito dell'applicazione dell'articolo 40-1 della Legge n. 78-16 del 6 gennaio 1978 in materia di tecnologia dell'informazione, conservazione di dati e libertà civili, si ha anche il diritto di dare istruzioni riguardo alla gestione dei propri dati personali dopo la morte.

Modifiche alla nostra Politica in materia di protezione della privacy

Qualsiasi modifica apportata alla nostra Politica in materia di protezione della privacy verrà pubblicata su questa pagina. Si prega di controllarla regolarmente per recepire eventuali aggiornamenti o modifiche alla Politica. Se dovessimo modificare in modo sostanziale la nostra Politica in materia di protezione della privacy, La informeremo e, se richiesto dalla legge locale applicabile, Le chiederemo il consenso.

Contatti

Se desidera esercitare uno dei Suoi diritti legali, può scriverci all'indirizzo di posta elettronica DPO@candriam.com. Ci auguriamo di poter soddisfare eventuali richieste relative al trattamento dei Suoi dati e, in caso di questioni irrisolte, può anche rivolgersi all'autorità di controllo applicabile.